OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE BODAS Y EVENTOS EMPRESARIALES: DESARROLLO DE UN SISTEMA DIGITAL

Abstract

Este Trabajo de Fin de Grado aborda los retos actuales que enfrentan las empresas dedicadas a la organización de bodas y eventos, especialmente en lo relativo a la falta de digitalización, la gestión logística y la creciente demanda de personalización por parte de los clientes. A partir del análisis de un caso real (adaptado bajo el nombre ficticio de Hotel Olmeda), se propone el desarrollo de un sistema digital integral que profesionalice y optimice todo el proceso de gestión de eventos, desde el primer contacto con la pareja hasta la ejecución y seguimiento del evento. El trabajo comienza contextualizando la evolución histórica del sector del catering y la organización de eventos, destacando cómo la digitalización y la sostenibilidad se han convertido en pilares fundamentales para responder a las nuevas exigencias del mercado. A continuación, se analizan dos casos reales de éxito: Bodegas Campos, que implantó el ERP Sage 200 para mejorar su eficiencia operativa y trazabilidad alimentaria; y Gourmet Catering, que combinó sostenibilidad y transformación digital para diferenciarse. A nivel práctico, el TFG diagnostica las principales ineficiencias del modelo actual del Hotel Olmeda: comunicación dispersa, planificación manual, falta de trazabilidad, coordinación informal del equipo y ausencia de herramientas integradas. Frente a esto, se propone una solución en tres fases: 1) captación digital mediante formularios inteligentes y un CRM ligero (como HubSpot); 2) aplicación propia para clientes con agenda, mensajería, gestión de invitados y catálogo interactivo; y 3) gestión interna profesionalizada a través de Skello para turnos, personal y logística. El trabajo incluye diagramas BPMN, prototipos de interfaz en Figma y un plan de implementación progresiva que contempla la formación del personal y el uso de indicadores clave para evaluar mejoras. El objetivo es claro: transformar la experiencia del cliente, reducir la carga operativa y posicionar al establecimiento como referente en innovación y profesionalización dentro del sector eventos. En conclusión, se demuestra que una digitalización bien diseñada no solo mejora la eficiencia interna, sino que también aporta valor al cliente final y refuerza la competitividad de las empresas dedicadas a bodas y eventos.