Optimización del "Proceso de Gestión de Proyectos de Cooperación al Desarrollo" con Técnicas Industriales

Abstract

La gestión de proyectos es un proceso que suele definirse como un conjunto de experiencias, técnicas, metodologías y herramientas, que favorecen el cumplimiento de objetivos en los proyectos. A pesar del desarrollo de nuevas metodologías de gestión en los últimos años, y a pesar de una mejora significativa de resultados en los proyectos, el número de fracasos en los mismos, en general, sigue siendo importante. Entendemos por fracaso el hecho de no alcanzar todos los objetivos del proyecto, en sentido amplio, incluyendo objetivos temporales y presupuestales. Esta misma discusión existe en el caso que nos ocupa en esta tesis, el de los proyectos de cooperación al desarrollo. En este caso concreto, la tendencia actual es sugerir que las metodologías de gestión existentes son válidas, pero han de adaptarse a la idiosincrasia de este tipo de proyectos, para mejorar su eficacia y eficiencia. Los proyectos de cooperación al desarrollo presentan algunas características que les son propias. Destacamos entre otras la importancia de la contraparte en la gestión y en los resultados del proyecto, la propia naturaleza de los objetivos de este tipo de proyecto, la importancia del largo plazo y la sostenibilidad, la escasa profesionalización de los equipos de proyecto por el peso del voluntariado, y la influencia del entorno exterior en la aparición de riesgos. En este trabajo, partimos de la constatación de que las técnicas de gestión de proyectos no son utilizadas con suficiente frecuencia por parte de las ONGD, a pesar de existir y estar disponibles. Desde nuestro punto de vista, existen tres razones principales para ello: ¿ En primer lugar, hay que señalar que una gran parte de los equipos de proyecto se basan en el voluntariado. Los voluntarios son un punto fuerte de este tipo de organizaciones pero, por otro lado, carecen normalmente de formación y conocimiento de los procesos de gestión de proyecto. ¿ Por otra parte, en cualquier organización establecida, existe una resistencia al cambio. Un nuevo proceso de gestión implica un cambio significativo de las relaciones en el seno de la organización, y el éxito de dicho cambio dependerá en gran medida del apoyo recibido y de los beneficios obtenidos. ¿ Finalmente, estamos viviendo actualmente en los países donantes, una importante crisis económica que está impactando de pleno en las ONGD. La introducción de un nuevo proceso siempre implica inicialmente algún coste, y muchas ONGD no están, a día de hoy, en disposición de abordarlo. El objetivo principal de esta tesis es demostrar que los resultados de los proyectos de cooperación internacional al desarrollo pueden mejorar, si les aplicamos un proceso de gestión de proyectos optimizado, adaptado a la idiosincrasia de los mismos, pero basado en técnicas y metodologías existentes y provenientes del mundo de los proyectos industriales. El enfoque de esta tesis es eminentemente práctico, por lo tanto, para alcanzar el objetivo que nos hemos marcado, hemos tenido que elaborar inicialmente una cuidadosa estrategia que nos permita superar las dificultades señaladas en el párrafo anterior. En este trabajo, presentamos con detalle nuestra propuesta de proceso de gestión de proyectos, la metodología seguida para su introducción y empoderamiento en las organizaciones, y los resultados obtenidos tras su aplicación en proyectos piloto. La investigación parte de la práctica real en proyectos de cooperación al desarrollo, gestionados por organizaciones concretas. Los principales resultados obtenidos en cada fase de la investigación pueden sintetizarse de la siguiente manera: Recopilación de estudios existentes sobre la cuestión. Los principales estudios encontrados confirman la influencia positiva de la aplicación de metodologías de gestión. Igualmente, se señala la necesidad de adaptar dichas metodologías a la realidad de los procesos de cooperación al desarrollo, pero no se encuentran pautas concretas para abordar dicha tarea. Esta conclusión abre el marco de investigación para esta tesis. ¿ Generación de modelos y herramientas teóricas. Hemos diseñado un modelo de relación entre la ejecución del proyecto y la toma de decisiones. Dicho modelo insiste en que unas decisiones mejor fundamentadas redundan en una ejecución más eficaz y eficiente del proyecto. Para ello, y por diversos motivos, se han seleccionado 4 subprocesos de apoyo a la decisión (la gestión de riesgos, el retorno de experiencia, la definición y aplicación de indicadores de gestión y la gestión de RRHH). Mejorar dichos procesos implicará una mejora de los resultados de la ejecución del proyecto. En relación con este modelo relacional, y partiendo de modelos de referencia de procesos existentes como el CMMI, hemos desarrollado nuestro propio modelo de referencia de procesos, para medir la capacidad y madurez de los procesos de apoyo a la decisión. Dicho modelo sintetiza las mediciones en tres índices de madurez (índice de nivel básico, índice de nivel de estandarización e índice de nivel adaptado). Para cada PCD y ONGD, los resultados obtenidos dan una idea del nivel de los procesos estudiados y de los principales puntos a mejorar. ¿ Diagnóstico de procesos en cada ONGD. El nivel de madurez de los 4 procesos bajo estudio ha sido analizado mediante la aplicación del modelo de referencia desarrollado. El análisis se ha realizado en 8 ONGD. Observamos que para el nivel básico (nivel en el que se comprueba la existencia de determinadas prácticas de gestión) el resultado es inferior al 20% (menos del 20% de las prácticas/técnicas indicadas en el modelo de referencia son aplicadas en las organizaciones). Para el nivel de estandarización (comprueba el grado de estandarización de los procesos) el resultado es inferior al 10%. Finalmente para el nivel adaptado (en el cuál se mide hasta qué punto los procesos se adaptan a la propia ONGD y a la idiosincrasia de sus PCD), el resultado es inferior al 15%. Estos resultados son bastante homogéneos entre organizaciones diferentes, y corroboran la necesidad de un esfuerzo de mejora. ¿ Definición de planes de mejora adaptados. Estos planes parten del diagnóstico realizado, y se basan en la introducción de nuevas prácticas o subprocesos, para cada uno de los procesos de gestión estudiados. Dichos planes fueron presentados, discutidos y acordados con cada una de las organizaciones participantes. La introducción de los nuevos procesos se fue realizando progresivamente, partiendo de lo existente, y basándose en formación y acompañamiento concreto. El objetivo de esta fase fue lograr el ¿empoderamiento¿ en los nuevos procesos por parte de las ONGD. ¿ Finalmente, verificación del impacto. Las ONGD participantes han seleccionado algún proyecto piloto al que aplicar los nuevos procesos de gestión. Los resultados de dichos proyectos han sido analizados en detalle, comparándolos con los resultados de determinados proyectos de referencia (previos o paralelos sin introducción de nuevos procesos). En síntesis, diremos que la aplicación del proceso de gestión de riesgos, y la mitigación de dichos riesgos, ha permitido evitar la mayoría de los problemas identificados en proyectos previos u ocurridos en proyectos de referencia. El impacto en los tiempos ha sido claro, evitando en la mayoría de los casos retrasos del orden del 50% del plazo global. La reducción de sobrecostes también ha sido significativa. Sobre todo decir que todos los proyectos han estado en todo momento bajo control, evitando que los riesgos pudieran convertirse en problemas complejos y con impacto. Debido a la limitación en tiempo y recursos, el número de proyectos piloto utilizados no ha sido muy elevado. No obstante, los resultados obtenidos marcan una clara tendencia, apoyando la tesis defendida en este trabajo. La aplicación del modelo de referencia de procesos diseñado, tras la aplicación de los planes de mejora en tres organizaciones, confirma una mejora del 100% en casi todos los índices de nivel básico. Dado que el ROI obtenido ha sido mayor del 150% en todos los casos, podemos estar satisfechos con el trabajo realizado. Ahora, se abren nuevas posibilidades para profundizar en la investigación con más proyectos, más organizaciones e enriqueciendo los modelos presentados con más procesos.