Aplicaciones para la Gestión Automatizada de Procedimientos en la Universidad Rey Juan Carlos

Abstract

Internet y las Nuevas Tecnologías han ido cogiendo cada día más y más importancia en nuestras vidas, podemos ver que uno de los grandes beneficios que nos aportan es la simplificación de ciertas tareas que cometemos a diario las personas. Esta simplificación presente en muchos _ámbitos de nuestra vida, ya sea personal o profesional, va desde el simple envío de un correo electrónico como sustitución a las cartas tradicionales hasta una tarea mucho más compleja como pueda ser la Declaración de la Renta, que hoy en d__a es posible hacer de forma totalmente electrónica. Tenemos as__ una serie de beneficios importantes tales como un menor tiempo de ejecución para dichas tareas o la no-ubicuidad del proceso, permitiéndonos realizarlas desde nuestra casa o cualquier sitio con acceso a la red. Es cierto que las tareas que actualmente se siguen haciendo de forma manual están siendo automatizadas, siempre que sea posible; pero este proceso no siempre es fácil y suele conllevar una gran inversión tanto de tiempo así como de dinero. Si además le unimos que la cantidad de procesos que se realizan de forma manual es muy grande, pues llegamos al centro de nuestro problema y por consiguiente a nuestro proyecto. La Universidad como cualquier organismo que ofrece una serie de servicios al público, tiene una cantidad ingente de procesos que realizar a diario. La matriculación de alumnos, control de las nóminas de los trabajadores, creación de nuevas titulaciones, plan ERASMUS, becas, etc... Todos estos procesos requieren una serie de trámites dentro de la universidad que implican la comunicación entre los diversos miembros que la forman. As__ por ejemplo, si un profesor necesita hacer una solicitud de cobro de gastos por desplazamiento tendría que rellenar un formulario, que debería llevar al Registro General de la Universidad y _este a su vez mandaría dicho formulario para su trámite al departamento encargado de dicha tarea, más tarde el departamento procesaría dicho formulario y finalmente aceptaría o rechazaría la solicitud. Como podemos observar, una simple solicitud puede convertirse en algo realmente complicado y que puede tener un tiempo de ejecución excesivamente alto, por ello nuestro proyecto se ha centrado en automatizar lo más posible una serie de tareas de la universidad, con el _n de poder poco a poco reducir todos estos tiempos de espera y aumentar la eficiencia de los procesos internos que la universidad posee. Los procesos seleccionados suman un total de cuatro, pertenecen a diferentes Vicerrectorados de la Universidad y están involucrados en diferentes trabajos. La primera aplicación es LLP/ERASMUS, cuya funciones son la solicitud de los alumnos para las Becas Caja Madrid y la información de las diferentes universidades que tiene el Programa ERASMUS as__ como otros datos que puedan considerarse de interés. La segunda aplicación sirve para la Inscripción de Cursos para el Plan de Formación Docente, la cual consta de un formulario mediante el cual el profesorado se inscribiría en los cursos que la universidad vaya ofertando. La tercera aplicación se llama Carga Docente y Ayudas al Desplazamiento del Personal Docente Investigador, esta aplicación al igual que la anterior consta de un formulario que utilizaría el personal docente de la universidad para recibir las posibles ayudas al desplazamiento y generaría la Carga Docente de dicho trabajador. Y por _ultimo la aplicación Programa DOCENTIA del Personal Docente Investigador, mediante la cual el profesor tendría acceso al formulario de solicitud del programa Docentia. Todas estas aplicaciones comparten entre ellas una característica ya comentada anteriormente, la necesidad de rellenar un formulario que debe ser registrado para más tarde ser procesado. Nuestra labor ha consistido en eliminar prácticamente todos los pasos anteriores y unificarlos en uno sólo. La forma de conseguirlo ha sido generando una serie de formularios online y unas tareas de validación y procesado de los datos de manera que el usuario cuando ha analizado de rellenar dichos formularios, sólo debería imprimir una hoja que se le mostraría como resultado para poder llevarlo finalmente al Registro y así validar la operación y dejar constancia de la misma. El resto de pasos necesarios como por ejemplo el procesado de los datos por parte del departamento en cuestión, ya no son necesarios pues en el momento en el que se realiza la solicitud se ejecutan una serie de tareas internas que automatizan todo el proceso. De esta manera se obtiene una importante reducción del trabajo a realizar y en los tiempos de ejecución, lo que conlleva una mayor satisfacción por parte de los usuarios, ya sean alumnos o personal de la universidad.